لائحة المشتريات الباب الأول أحكام عامة المادة الأولى: أهداف اللائحة تهدف هذه اللائحة إلى وضع إجراءات موثقة للا ريت : تطابق الأصناف الموردة للمتطلبات المحددة . وضع معايرت اختيار الموردين . تقييم الموردين المعتمدين. المادة الثاني ة تسـري أحـكام هـذه اللائحة علـى كافـة عمليـات الشـراء والتعاقـدات والإعمال والخدمـات التـي تتطلبهـا حاجـة العمـل بالجمعيـة. المادة الثالثة تعتبـر إدارة المشتريات بالجمعيـة هـي الجهـة الوحيـدة المسئولة عـن تنفيـذ عمليـات الشـراء لتوفيـر احتياجات الجمعيـة مـن أصـول ثابتـة ومسـتلزمات وخدمـات أخـرى، وتعتبـر إدارة المشتريات مسـئولة عـن تتبـع التنفيـذ إلـى أن تصـل الأصناف ً المطلوبة إلـى الجمعيـة أو إتمـام الأعمال المتعاقد عليهـا طبقـا للشـروط المتفق عليهـا . المادة الرابعة: الواجبات والمسئوليات شاء والتوريد والتأجرت لكافة أنشطة الجمعية وإداراتها. اتباع ا لإجراءات ال رشاء الواردة بدليل ال رشاء والتقيد بها . تطبيق اللائحة وقواعد وسياسات ال ر متابعـة عمليـات التوريـد بدقـة والاحتفاظ بسـجلات منظمـة ومتابعـة دقيقـة يف الحاسـب الآ يلى . استلام الـوارد مـن المـواد واللـوازم للتأكـد مـن مطابقتهـا للمواصفـات والكميـات الـواردة بأمـر الشـراء المعـد مـن قبـلالقسـم المعنـي وال رشاء بأفضل الأسعار وأفضل الأوقات والمفاوضة على ذلك. الاحتفاظ بعالقـات ممتـازة مـع المورديـن والاحتفاظ لهـم بسـجلات وافيـة وكافيـة عـن تعاملات الجمعيـة معهم. دراسة أسعار التوريد بصفة مستمرة من كل مور د و الاستخدام عند إعادة الطلب و تسـعرت الـوارد علـى أسـاس التكلفـة الحقيقيـة للشـراء مـع تقديـر للمصاريـف العامـة ) نقـل – تخليـص الـخ ... ( مراقبة ال رشاء المح يلى بواسطة المندوب ر ي ومحاسبتهم و إعداد ومتابعة خطط ال رشاء السنوية . المادة الخامسة تعـد إدارة المشـ رتيات سـجل بأسـماء المورديـن للأصناف التـي تحتاجهـا الجمعيـة والذيـن يًتميـزون بالقـدرة والكفايـةوالسمعة الطيبة، ويجب عليها تحديث هذا السجل سنوي ا . المادة السادسة لا يجـوز بـأي حـال مـن الأحوال تجزئـة المشـ رتيات أو الأعمال أو الخدمـات بغـرض تغييـر طريقـة الشـراء أو التعاقـد لإداء الأعمال أو الخدمـات . المادة السابع ة يكـون شـراء المسـتلزمات بقصـد الوفـاء بمتطلبـات الجمعيـة وبمراعـاة حـدود التخزيـن المناسـبة والاعتمادات المخصصةلذلـك بالموازنـة التخطيطيـة. ويكـون الشـراء فـي حـدود اعتمـادات الموازنـة بمعرفـة مـدراء الأقسام المختلفـة بالجمعيـة وعلـى أن تتولـى إدارة المشـ رتيات إجراءات الشـراء والتعاقـ د . المادة الثامنة يتعين على جميع العاملين في مجال الشراء الإلمام بأحكام هذه اللائحة و لا يمكـن أن يكـون عـدم الإلمام بهـا مرتر مقبول لمخالفته ا . المادة التاسع ة يراعى في تأمين مشـ رتيات الجمعيـة وتنفيـذ مـا تحتاجـه مـن مشـروعات وأعمـال القواعـد الأساسية التاليـة : لجميع الأفراد والمؤسسات الراغبين في التعامل معها ممن تتوافر فيهم الشروط التي تؤهلهم لهذا التعاملفـرص متسـاوية ويعاملـون علـى قـدم المسـاواة. توفيـر معلومـات كاملـة وموحـدة عـن العمـل المطلـوب للمتنافسـ ر ي بمـا يمكنهـم مـن الحصـول علـى هـذه المعلومـات فـي وقـت واحـد ويحـدد ميعـاد واحـد لتقديـم العـروض تتعامـل الجمعيـة فـي سـبيل تأميـن مشـ رتياتها وتنفيذ مشروعاتها وما تحتاجه من أعم ـال مع الأفراد والمؤسسات المرخص لهم بممارسة العمل الذي تقعفـي نطاقـه الأعمال أو المشـ رتيات اللازمة . يجب أن يتم ال رشاء أو تأم ر ي الأعمال بأسعار عادلة لا تزيد عن الأسعار السائدة. لا يجوز قبول العروض والتعاقد بموجبها إلا طبقا لل رشوط والمواصفات الموضوعية . على الجمعيـة أن تفسـح المجـال فـي تعاملهـا لأكرت عـدد ممكـن مـن المؤهليـن العامليـن فـي النشـاط الـذي يجـرى التعامـل فيـه بحيـث لا يقتصـر تعاملهـا مـع أشـخاص أو مؤسسـات معينـة . الباب الثا يت طرق ال رشا ء المادة الع رشة - خطة ال رشاء يعـد مديـر إدارة المشـ رتيات وبالتنسـيق مـع الإدارات المختلفـة بالجمعيـة خطـة الشـراء السـنوية للجمعيـة ويتـم البـدء فـي إعدادهـا قبـل انتهـاء السـنة الماليـة ليتـم العمـل بموجبهـا فـي السـنة اللاحقة، وتهدف إلى عدم تجميد أموال وأصولالجمعية وكذلك التخطيط لعملية الشـراء وللحصـول علـى أفضـل العـروض وأفضـل الأسعا ر . المادة الحادية ع ر ش يتم ال رشاء بإحدى الطرق الأتية: الأمر المبا رش . الممارسة . المناقصة المحدودة. المناقصة العامة . المادة الثانية ع ر ش - ال رشاء بالأمر المبا رش المقصـود بالشـراء بالأمر المباشـر إتمام عمليـة الشـراء بالاتصال المباشـر بالمـورد والتفـاوض والتعاقـد معـه بـدون حاجـة إلـى إجـراء اتصالات مـع غيـره مـن المورديـن وتتبـع هـذه الطريقـة فـي الحالات الآتية : حد ال رشاء المبا رش المقرر دون عروض ح رت مبلغ 10 ألف ريال . وجود الأصناف المراد رشاؤها لدى جهة واحدة محتكرة لها . عندما تكون الأصناف المطلوبة من مصدر حكو يم ووحيد. عندما تكون قيمة المش رتيات بسيطة لا تتحمل المناقصة المحدودة أو الممارسة . الأصناف والمهمات المستحدثة لتجربتها واختبارها. شـراء الأصناف التـي تفرضهـا الحاجـة الملحـة علـى أن يقتصـر الشـراء علـى أقـل قـدر تتطلبـه الحاجـة حتـى تسـتو يف إجـراءات الشـراء بالطـرق الأخرى. المادة الثالثة ع ر ش - ال رشاء بالممارسة المقصـود بالشـراء بالممارسـة إتمام عمليـة الشـراء بعـد التفـاوض مـع مجموعـة مـن المورديـن وتتبـع هـذه الطريقـة فـيالحالات الآتية : الأصناف أو الأعمال التـي تتميـز بناحيـة فنيـة لا يسـتطيع توفرتهـا إلا أخصائيون وفنيون معينـون. الأصناف التـي سـبق طرحهـا فـي مناقصـة عامـة ولكـن جميـع الأسعار المقدمـة وجـدت غيـر مقبولـة، و لا يسـمحالوقـت بطرحهـا فـي مناقصـة عامـة أخـرى . الأصناف ال ر يت تقت يض طبيعتها أن يكون رشاؤها من أماكن إنتاجها . الأصناف والمقاولات والخدمات ال ر يت لا تتناسب قيمتها التقديرية مع تكاليف إجراء المناقصة . الأصناف التي ي رها المدير التنفيذي للجمعية أن مصلحـة الشـركة تقضـي بعـدم طرحهـا فـي مناقصـة عامـة. وفـي حالـة توافـر أي مـن الحالات السـابقة تشـكل لجنـة للقيـام بالممارسـة بقـرار مـن المديـرالتنفيذي ، ويراعـىفـي تشـكيل هـذه اللجنـة أن تضـم العناصـر التـي تتناسـب وظائفهـم وخرتتهـم ً مـع طبيعـة الأصناف المش رتاة وأهميتهـا، وتعـد اللجنـة محضـرا يوضـح أسـماء المورديـن المشـ رتك ر ي بالممارسـة وأسس المفاضلـة بينهـم ثـم مـا توصـى بـه، ويجـب أن يدعـم المحضـر بالمسـتندات الدالـة علـى مـا جـاء بـه، لتكـون تحـت تصـرف جهـة المراجعـة. ويلاحظ ان التوصيـة بالاختيار لا تعـد نهائيـة إلا بعـد اعتمادهـا مـن المديـر التنفيـذي للجمعيـة . المادة الرابعة ع ر ش - ال رشاء بالمناقصة المحدود ة المناقصـة المحـدودة هـي إحـدى صـور المناقصـة التـي يقتصـر الاش رتاك فيهـا علـى عـدد محـدود مـن المورديـن كالمقيديـن بسـجل المورديـن أو بعضهـم علـى أن يراعـى فـي هـذا الاختيار الكفايـة الماليـة والسـمعة الحسـنة. وتسـرى علـى هـذا النـوع مـن المناقصـة جميـع القواعـد والإجراءات المنظمـة للمناقصـة العامـة فيمـا عـدا شـرط الإعلان فـيالصحـف، حيـث يتـم دعـوة المورديـن للاش رتاك فـي المناقصـة المحـدودة ويسـلم باليـ د . المادة الخامسة ع رش - ال رشاء بالمناقصة العامة المناقصة العامة كطريقة من طرق الشراء هي مجموعة الإجراءات التي تهدف إلى توجيـه الدعـوة إلـى عامـةالمورديـن المحتمليـن لكـي يشـ رتكوا فـي الصفقـة موضـوع المناقصـة وذلـك لتوفيـر عنصـر التنافـس فيمـا بينهـم، بقصـد الوصـول إلـى أفضـل الشـ روط والأسعار، وتتمثل الإجراءات ال ر يت يجب اتباعها يف حالة ال رشاء بالمناقصة العامة فيما ي يلى: يشكل المدير التنفيذي للجمعية اللجان الآتية: - لجنة إعداد رشوط المناقصة و رشوط طرحها . لجنة فتح المظاريف وتفريـغ العروض . لجنة البت يف العطاءات المقدمة. المادة السادسة ع ر ش المهام التفصيلية لعملية ال رشاء يقوم أخصا يت المش رتيات بـتأم ر ي احتياجات الجمعية من المش رتيات وفق ما ي يلى : استلام طلب ال رشاء وفق النموذج المخصص لذلك و التأكد من استيفاء الطلب وتوقيع رئيس قسم المستفي د و التأكد من إفادة الإدارة المالية و اعتماد الطلب من المدير التنفيذ ي.